Menu

Aanvraagprocedure

Stap 1: Aanleveren aanvraagformulier

Heeft u vragen, neemt u dan contact met ons op via info@roelsefonds.nl. Wij denken graag met u mee!


Stap 2: Beoordeling door adviescommissie
  • U ontvangt binnen een week na indiening van uw aanvraag een ontvangstbevestiging per e-mail.
  • Uw aanvraag wordt inhoudelijk beoordeeld door een deskundige adviescommissie. Deze commissie brengt schriftelijk advies uit aan bestuur en directie, en licht het advies zo nodig in de bestuursvergadering mondeling toe.

Stap 3: Besluit over toekenning

 

  • Het bestuur van het mr. Roelsefonds besluit in de bestuursvergadering over de toekenning van financiële bijdragen. Na de vergadering wordt het bestuursbesluit zo snel mogelijk per e-mail aan u bekend gemaakt. Op het overzicht deadlines aanvraagronden kunt u terugvinden in welke maand de besluitvorming plaatsvindt.

  • U ontvangt van ons per e-mail een brief waarin de toekenning/afwijzing van uw aanvraag wordt toegelicht.

Stap 4: Donatiebrief en -formulier

 

  • In de toekenningsbrief worden ook de voorwaarden waaronder de toekenning wordt gedaan aan u bekend gemaakt.

  • Bij de donatiebrief ontvangt u een donatieformulier. Hiermee dient u te bevestigen dat het beoogde project daadwerkelijk doorgang vindt en dat u akkoord gaat met de voorwaarden van het fonds.
  • Stuur het ingevulde en ondertekende donatieformulier aan info@roelsefonds.nl.

Stap 5: Uitbetaling eerste 80% toegekende bedrag

Zodra wij het ingevulde en ondertekende donatieformulier van u hebben ontvangen, zorgen wij dat de eerste 80% van het toegekende bedrag als voorschot aan u wordt overgemaakt.

Stap 5a: Wijzigingen van het projectplan of de begroting tijdens het project

 

  • Het projectplan en de begroting die bij de beoordeling van de aanvraag voor een financiële bijdrage zijn ingediend zijn leidend bij de verantwoording van het project.

  • Voor het wijzigen van het projectplan of de begroting dient vooraf toestemming te worden verkregen bij het mr. Roelsefonds.
  • Indien vooraf geen toestemming is gegeven kan dit leiden tot vermindering van de financiële bijdrage van het mr. Roelsefonds. Terugvorderen van de financiële bijdrage kan aan de orde zijn als niet aan de gestelde voorwaarden wordt voldaan.

Stap 6: Verantwoording project

 

  • Na de afronding van het project dient u een inhoudelijke- en financiële verantwoording over het project aan te leveren.

  • De financiële verantwoording dient te bestaan uit een overzicht van de werkelijk gemaakte kosten afgezet tegen de oorspronkelijke begroting. Indien van toepassing dient een kopie van facturen over gemaakte kosten te worden meegestuurd.
  • Voor de verantwoording dient u gebruik te maken van het formulier Verantwoording financiële bijdrage mr. Roelsefonds.
  • Download hiervoor het formulier Verantwoording financiële bijdrage mr. Roelsefonds.
  • Stuur het ingevulde en ondertekende verantwoordingsformulier naar info@roelsefonds.nl

Stap 7: Uitbetaling laatste 20% toegekend bedrag

  •  

    De verantwoording wordt voorgelegd aan onze adviescommissie die uw aanvraag heeft beoordeeld. Hun bevindingen zullen wij aan u melden, zodra deze bekend zijn.
  • Na goedkeuring van de verantwoording door de adviescommissie wordt de definitieve financiële bijdrage vastgesteld en zorgen wij dat het resterende deel (meestal 20%) van het toegekende bedrag aan u wordt overgemaakt.
  • Indien uit de verantwoording blijkt dat de gemaakte kosten lager zijn dan in de oorspronkelijke begroting is opgenomen bij de toekenning, dan wordt de definitieve financiële bijdrage naar beneden bijgesteld. Als dan blijkt dat de definitieve financiële bijdrage lager is dan het bedrag dat reeds door het mr. Roelsefonds is overgemaakt, dan wordt het te veel overgemaakte bedrag teruggevorderd.
  • Hiermee is het project voor ons afgesloten.

Algemene informatie aanvraagprocedure

  • Per jaar zijn er twee aanvraagrondes; de sluitingsdata kunt u vinden in het overzicht deadlines aanvraagronden.
  • Als na de ronde in het voorjaar nog budget beschikbaar is, dan kan het bestuur besluiten een tweede open ronde uit te schrijven met een deadline in het najaar.
  • De directe contacten met de aanvrager worden in eerste instantie onderhouden vanuit de adviescommissie.
  • Het bestuur van het fonds besluit twee maal per jaar over toekenning van financiële bijdragen, zie het overzicht deadlines aanvraagronden. Het bestuursbesluit wordt zo snel mogelijk schriftelijk ter kennis gebracht van de aanvrager.
  • Bij meerjarige financiering wordt na het einde van elk financiële bijdragejaar een schriftelijke rapportage over de voortgang van het project en over de besteding van de financiële bijdrage verwacht. Aan de hand van dit verslag en deze financiële verantwoording bepaalt het bestuur van het fonds of de financiële bijdrage gecontinueerd kan worden.
  • Tegen besluiten van het bestuur is geen beroep mogelijk.